Dalam dunia bisnis dan organisasi, konsep sistem tertutup dan sistem terbuka merujuk pada lingkungan kerja dan interaksi antara perusahaan dan lingkungan sekitarnya. Sistem tertutup biasanya berfokus pada operasi internal, dengan sedikit atau tidak ada interaksi dengan lingkungan luar. Sementara itu, sistem terbuka memungkinkan dan mendorong interaksi dan pertukaran informasi dengan lingkungan eksternal. Perubahan dari satu sistem ke sistem lainnya dapat berdampak luas, terutama dalam hal peran humas dan strategi komunikasi.
Pindah dari Sistem Tertutup ke Sistem Terbuka
Seiring dengan era digital, banyak organisasi yang beralih dari sistem tertutup ke sistem terbuka untuk mengadaptasi tantangan dan peluang baru. Alasannya beragam, mulai dari aksesibilitas, transparansi, hingga kolaborasi. Namun, perpindahan ini tidaklah mudah dan memiliki beberapa implikasi.
Peran Humas
Dalam sistem terbuka, peran humas menjadi lebih penting dan kompleks. Humas harus menjaga reputasi organisasi di mata publik, sedangkan di sistem terbuka, informasi lebih tersedia dan sulit untuk dikontrol. Humas harus bekerja lebih keras untuk memantau komunikasi eksternal dan mengendalikan narasi tentang organisasi.
Strategi Komunikasi
Dalam sistem terbuka, strategi komunikasi harus lebih inklusif dan transparan. Organisasi harus siap berkomunikasi dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk klien, investor, dan masyarakat umum. Hal ini memerlukan adaptasi dan pembelajaran baru dalam membuat dan menyampaikan pesan.
Pindah dari Sistem Terbuka ke Sistem Tertutup
Ada kalanya organisasi memilih untuk beralih dari sistem terbuka ke sistem tertutup, misalnya karena masalah privasi atau keamanan data. Meski jarang terjadi, perpindahan ini tetap memiliki implikasi.
Peran Humas
Humas akan berperan penting dalam menjelaskan alasan perpindahan kepada pemangku kepentingan dan meyakinkan mereka bahwa perubahan ini tidak akan merugikan. Proses ini membutuhkan komunikasi yang hati-hati dan efektif.
Strategi Komunikasi
Dalam sistem tertutup, strategi komunikasi cenderung lebih fokus pada internal. Namun, ini tidak berarti tidak ada artinya komunikasi eksternal. Organisasi masih harus memperhatikan bagaimana mereka berinteraksi dengan dunia luar untuk menjaga reputasi dan hubungan mereka.
Jadi, jawabannya apa? Setiap perubahan, apakah dari sistem tertutup ke sistem terbuka atau sebaliknya, memerlukan adaptasi dan perencanaan yang matang. Peran humas dan strategi komunikasi menjadi sangat penting dalam memandu perubahan ini dan memastikan transisi yang lancar.
