Arsip merupakan kumpulan dokumen penting yang mencakup berbagai informasi yang harus disimpan untuk jangka waktu tertentu. Seiring berjalannya waktu, arsip tersebut bisa mengalami penyusutan dalam segi fisik maupun informasi. Penyusutan arsip penting untuk dipahami dan dikelola dengan baik agar integritas dan keberlanjutan informasi dapat terjaga. Penyusutan arsip mencakup beberapa hal, diantaranya sebagai berikut:
1. Kerusakan fisik dokumen
Penyusutan arsip dalam segi fisik dapat terjadi karena kerusakan pada dokumen secara perlahan, seperti robek, sobek, rusak akibat air, atau pun hancur karena serangan hama. Untuk mengurangi kerusakan fisik ini, perlu dilakukan penanganan dokumen secara baik, misalnya menyimpannya di tempat yang terlindung dari kelembapan, panas, dan hama.
2. Pemadatan arsip
Penyusutan arsip dalam segi informasi dapat terjadi karena proses pemadatan arsip, yaitu mengurangi jumlah dokumen yang tidak relevan atau duplikat. Pemadatan arsip bertujuan untuk menghemat ruang penyimpanan serta memudahkan dalam pencarian informasi. Dalam proses pemadatan tersebut, arsip yang telah melewati masa aktif pemeliharaannya dan tidak memiliki nilai kegunaan lagi untuk organisasi dinyatakan usang dan dapat dieliminasi.
3. Pengembalian informasi arkib kepada pemilik
Dalam beberapa kasus, penyusutan arsip bisa berarti pengembalian dokumen atau informasi arsip kepada pemilik aslinya. Hal ini biasanya terjadi apabila pihak yang menyimpan arsip mencapai batas maksimum penyimpanan atau dokumen tersebut sudah tidak relevan lagi untuk organisasi.
4. Digitalisasi arsip
Digitalisasi arsip merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengurangi penyusutan fisik dan informasi arsip. Dengan mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital, informasi yang terkandung di dalamnya akan lebih mudah diakses, dibagikan, dan dipelihara. Selain itu, digitalisasi arsip juga membantu mengurangi risiko kerusakan fisik dokumen dan menghemat ruang penyimpanan.
5. Pembuangan arsip yang tidak relevan
Pembuangan arsip yang tidak relevan atau tidak memiliki nilai, baik secara fisik maupun informasi, termasuk dalam proses penyusutan arsip. Pembuangan arsip yang tidak relevan membantu mengoptimalkan ruang penyimpanan dan memudahkan dalam pencarian informasi yang benar-benar penting bagi organisasi. Pembuangan arsip ini harus dilakukan dengan hati-hati dan melalui prosedur yang benar guna menghindari penghapusan arsip yang salah.
Jadi, jawabannya apa? Penyusutan arsip adalah proses mengurangi fisik dan informasi arsip yang mencakup beberapa hal, seperti kerusakan fisik dokumen, pemadatan arsip, pengembalian informasi arkib kepada pemilik, digitalisasi arsip, serta pembuangan arsip yang tidak relevan. Mengelola dan mengurangi penyusutan arsip dengan baik akan membantu menjaga keberlanjutan informasi serta efisiensi dalam penyimpanan dan pencarian arsip.
