Administrasi sering disamakan dengan manajemen, padahal kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Manajemen lebih berorientasi pada pemimpin dan keputusan strategis, sedangkan administrasi lebih berfokus pada pelaksanaan keputusan dan alur kerja sehari-hari. Dalam tulisan ini, kita akan membahas pengertian administrasi dilihat dari sudut pandang proses fungsional dan institusional.
Administrasi dalam Proses Fungsional
Proses fungsional mengacu pada bagaimana tugas dan kegiatan terstruktur dalam organisasi. Administrasi dalam proses fungsional secara umum mencakup kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengawasi. Mengutip Henry Fayol, seorang teoritisi manajemen klasik, administrasi sering digambarkan sebagai proses POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).
- Merencanakan (Planning). Administrasi memainkan peran penting dalam penentuan tujuan organisasi dan pendefinisian strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
- Mengorganisasi (Organizing). Dalam administrasi, organisasi berarti menentukan bagaimana tugas dibagi, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana koordinasi dilakukan.
- Mengarahkan (Actuating). Administrasi bertugas dalam komunikasi, pengarahan dan motivasi karyawan.
- Mengawasi (Controlling). Administrasi melibatkan pengawasan dan evaluasi kinerja terhadap rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi dalam Sudut Pandang Institusional
Dalam konteks institusional, administrasi merujuk pada serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh struktur organisasi formal untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi deseiring sebagai sistem pengambilan keputusan dan sistem tindakan yang berkaitan dengan struktur hierarki dan aturan formal yang melibatkan beberapa pihak dengan berbagai tingkatan otoritas.
Dalam sudut pandang ini, administrasi memiliki fungsi dalam pembuatan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, dan penyusunan ketentuan pelayanan. Administrasi juga berperan dalam mengkoordinasikan kegiatan antar departemen, menyelenggarakan pelatihan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan serta menjalankan kontrol dan audit intern.
Sebagai konklusi, administrasi memiliki peran yang sangat penting baik dalam konteks proses fungsional maupun institusional. Administrasi tidak hanya menangani aspek operasional sehari-hari, tetapi juga memiliki tanggung jawab besar dalam menyiapkan organisasi untuk mencapai tujuannya.
Jadi, jawabannya apa? Administrasi adalah pengetahuan dan kemampuan untuk mengatur, mengelola, dan mengendalikan sumber daya organisasi baik materiil maupun immateriil guna mencapai tujuan organisasi. Pandangan ini dapat dilihat baik dari proses fungsional (operasional) atau institusional (struktural dan kebijakan). Ketiga proses ini saling berinteraksi dan berkontribusi membentuk organisasi yang efisien dan efektif.
