Ketika berkomunikasi dalam dunia kerja, memo dan email merupakan dua alat yang sering digunakan. Masing-masing memiliki ciri khas dan fungsi tersendiri dalam menjalankan suatu bisnis. Lalu, bagaimana Anda menjelaskan perbedaan antara memo dan email? Langsung saja kita ulas perbedaannya dalam artikel ini.
Definisi Memo dan Email
Memo
Memo (memorandum) adalah sejenis catatan bisnis yang digunakan untuk memberikan informasi atau instruksi ringkas dan jelas kepada satu atau lebih individu dalam sebuah organisasi. Memo biasanya digunakan untuk situasi internal dan ditujukan kepada kolega atau bawahan. Memo pada umumnya dicetak dan disebarkan dalam bentuk fisik, meskipun seiring perkembangan teknologi, memo juga bisa dikirim dalam bentuk digital.
Email (electronic mail) adalah metode komunikasi digital yang memungkinkan pengiriman pesan dalam bentuk teks, gambar, atau dokumen melalui jaringan internet. Email bisa dikirim dan diterima oleh individu atau grup di seluruh dunia sehingga memudahkan komunikasi tanpa batasan jarak. Email digunakan untuk komunikasi internal, eksternal, maupun pribadi.
Perbedaan Memo dan Email
Medium dan Metode Pengiriman
Salah satu perbedaan utama antara memo dan email adalah medium dan metode pengirimannya. Memo biasa dicetak di atas kertas dan disampaikan secara fisik ke penerima, atau dapat juga dikirim dalam bentuk digital melalui sistem perusahaan. Sementara itu, email dikirim melalui jaringan internet.
Cakupan dan Tujuan
Memo umumnya berfokus pada isu-isu internal dalam suatu organisasi dan ditujukan kepada pihak-pihak terkait di dalam perusahaan. Sebagai contoh, memo bisa digunakan untuk memberikan informasi tentang perubahan kebijakan atau mengingatkan tentang pelatihan yang akan datang.
Sedangkan email memiliki jangkauan yang lebih luas, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal perusahaan. Email bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan klien, pemasok, mitra, dan pihak-pihak lain di luar organisasi. Selain itu, email juga sering digunakan untuk komunikasi pribadi antara individu.
Struktur dan Format
Memo umumnya memiliki struktur dan format yang lebih formal. Hal ini bisa terlihat pada cara penulisan alamat, sapaan, bahasa yang digunakan, dan penyampaian poin-poin yang relevan. Adapun beberapa elemen yang biasanya ada dalam memo meliputi:
- Kepala surat organisasi
- Kata “Memorandum” atau “Memo” sebagai judul
- Penyebutan pengirim, penerima, tanggal, dan subjek
- Sapaan yang sopan dan formal
- Isi memo yang jelas, ringkas, dan mudah dimengerti
- Penutup yang sederhana dan tidak memerlukan tanda tangan
Di sisi lain, email dapat mencakup berbagai gaya dan format, tergantung pada tujuan dan penerima pesan. Beberapa email mungkin memiliki format yang sangat formal, sementara yang lain mungkin lebih santai dan tidak resmi.
Kecepatan dan Kemudahan
Email umumnya lebih cepat dan mudah digunakan dibandingkan dengan memo. Dengan email, Anda dapat mengirim pesan hanya dalam hitungan detik dan melakukannya kapanpun, tanpapun, melalui perangkat yang terkoneksi ke internet. Sementara membuat dan menyampaikan memo fisik membutuhkan waktu yang lebih lama dan terbatas oleh ruang dan waktu.
Demikianlah penjelasan mengenai perbedaan antara memo dan email. Masing-masing memiliki fungsi dan karakteristik tersendiri, sehingga dalam berkomunikasi di dunia kerja, penting bagi kita untuk memahami kapan dan bagaimana menggunakan keduanya dengan efektif.
