Mail Merge adalah tool yang sangat berguna dalam Microsoft Word yang memungkinkan pengguna untuk membuat lagu atau dokumen dan mengirimkannya ke berbagai penerima secara massal, serentak. Seluruh dokumen ini dapat diubah isi atau formatnya tergantung pada kebutuhan pengguna, namun pesan utamanya tetap sama. Salah satu fitur yang paling berguna dan sering digunakan oleh pengguna saat menggunakan Mail Merge adalah kemampuannya untuk membuat dan mengelola daftar penerima surat. Artikel ini akan membahas fasilitas dalam Mail Merge yang digunakan untuk membuat dan mengelola daftar penerima surat.
Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola daftar penerima surat dalam Mail Merge yang bagi para pengguna mempermudah proses pengiriman dokumen atau surat. Daftar ini merupakan basis data dari semua penerima yang Anda ingin kirimkan surat atau dokumen.
Membuat Daftar Penerima Surat
Untuk membuat daftar penerima surat, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ‘Select Recipients’ yang terdapat dalam fitur Mail Merge. Pada fasilitas ini, Anda memiliki tiga pilihan:
- Use an Existing List: Memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar yang sudah ada dari Excel, Access, atau file database lainnya.
- Select from Outlook Contacts: Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, Anda bisa memilih alamat dari kontak yang sudah ada di Outlook Anda.
- Type a New List: Jika Anda belum memiliki daftar, Anda dapat membuat daftar baru dengan mengetikkan secara manual dalam tabel yang disediakan oleh Microsoft Word.
Mengelola Daftar Penerima Surat
Setelah daftar penerima surat dibuat, Managing the recipient list juga menjadi hal yang penting. Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk mengelola dan memfilter daftar penerima surat.
Dengan klik ‘Edit Recipient List’, Anda dapat melihat, mengedit, dan memfilter semua penerima yang ada dalam daftar. Anda juga dapat menyortir alamat, menyisihkan beberapa penerima jika diperlukan, atau mencari alamat tertentu dalam daftar dengan cepat.
Kemudahan dalam membuat dan mengelola daftar penerima surat dalam Mail Merge membuat proses pengiriman dokumen atau surat menjadi lebih cepat dan efisien. Anda tidak perlu lagi menghafal atau mengetikkan alamat penerima secara manual satu per satu. Hanya dengan beberapa klik, segala kebutuhan Anda dalam mengirim surat atau dokumen secara massal dapat terpenuhi.
