Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu data dan informasi. Data adalah fakta atau statistik mentah yang dikumpulkan untuk keperluan referensi atau analisis. Sementara itu, informasi adalah data yang telah diproses dan disusun dalam suatu bentuk yang bermakna dan berguna.
Analogi bahan baku dan barang jadi dapat digunakan untuk menjelaskan hubungan antara data dan informasi. Bahan baku bisa dilihat sebagai segala sesuatu yang belum diolah, seperti data. Seperti halnya bahan baku yang tidak memiliki manfaat sampai diolah menjadi produk jadi, data juga tidak banyak memberikan makna atau nilai sampai diproses dan disajikan dalam konteks yang dapat dimengerti.
Mari kita ambil contoh. Dalam sebuah industri garmen, bahan baku seperti kain, benang, dan aksesoris lainnya tidak memiliki nilai sebenarnya sampai diolah oleh pekerja menjadi produk jadi seperti baju atau rok. Setelah melalui proses produksi dan menjadi produk jadi, barulah bahan baku tersebut memberikan nilai dan bisa digunakan oleh konsumen.
Konsep yang sama berlaku untuk data dan informasi. Misalnya, angka-angka penjualan perusahaan selama satu minggu (misalnya, 50, 100, 70, 200, 150) hanyalah data atau ‘bahan mentah’. Namun, ketika data-data ini diolah dan dipresentasikan dalam bentuk rata-rata penjualan mingguan (misalnya, 114), barulah hal tersebut menjadi informasi yang bermakna dan berguna bagi manajemen dalam membuat keputusan strategis.
Dengan demikian, data mirip dengan bahan baku dan informasi adalah seperti barang jadi. Data ini, saat dikumpulkan secara acak, tidak memberikan arti atau makna. Baru saat data ini diorganisir, diproses, dan ditransformasikan, menjadi informasi yang memberikan pengetahuan dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
Oleh karena itu, penting bagi organisasi atau individu untuk terampil dalam mengelola dan memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan. Proses ini melibatkan berbagai metode seperti pengumpulan data, analisis data, interpretasi hasil, dan presentasi dalam format yang dibutuhkan. Fungsi dan relevansi data dan informasi dalam dunia modern semakin penting karena kebutuhan akan pengetahuan yang akurat dan tepat waktu dalam pengambilan keputusan yang efektif.
